Улучшаем процесс командной работы в Trello

Используя Trello на протяжении многих лет, я открыл несколько маленьких хитростей которые помогают улучшать продуктивность командной работы. В этой статье я опишу одну из таких хитростей - создание удобных меток (labels) для улучшения отображения задач (или карточек, в контексте Trello).

К сожалению, Trello предлагает подобный функционал только платно, например, через настраиваемые поля (custom fields), но мы ведь не хотим тратить свои кровные на эту фигню 😏, так что давайте добьемся нужного эффекта используя стандартные средства 💪.

Примечание: В своей практике с Trello я использую английский язык, но в данной статье я перевел все термины на русский. Вы можете подсмотреть версию статьи на английском чтобы получить стандартизированные варианты названий.

Большинство проектов использует классическую Kanban систему для определения колонок, визуализации задач и их состояния. Рассмотрим общий случай с именованием колонок (или списков, в контексте Trello):

• Все задачи (Backlog) - общий список задач обычно требуемый сортировки, приоритезации и разных уточнений
• Сделать (To Do) - задачи, которые можно брать в работу
• Заблокировано (Blocked) - задачи, которые ранее попали в разработку но на определенном этапе были приостановлены из-за отсутствия базовой информации или неопределенности (обычно требует вмешательства со стороны менеджмента или группового обсуждения в пределах команды)
• В процессе (In Progress) - задачи, которые находятся в разработке
• Переработка (Rework) - задачи, которые прошли тестирование но должны быть переделаны из-за найденных проблем
• Проверка кода (Code Review) - задачи, которые находятся на рассмотрении кода между разработчиками
• Тестирование (Testing) - задачи, которые находятся на тестировании у тестировщиков и/или разработчиков
• Проверено (Ready to Release) - задачи, которые были проверены на промежуточных окружениях и готовы к выпуску
• Готово / Закрыто (Done / Closed) - задачи, которые были проверены на основном окружении и уже доступны пользователям; также сюда попадают задачи, которые были закрыты по определенной причине (обычно указывается в комментариях)

Таким образом, колонки будут выглядеть примерно так:

Разделим приоритетность задач на четыре стадии:

• Приоритет 1 - Критический
• Приоритет 2 - Высокий
• Приоритет 3 - Нормальный
• Приоритет 4 - Низкий

Это позволит обозначить приоритет задач практически в любом проекте.

Выставив подходящие цвета этим меткам, можно лишь по одному виду определять "срочность" задач. Давайте создадим эти метки и посмотрим как они выглядят в доске:

Trello автоматически сортирует метки по цветам. По-этому несмотря на последовательное именование мы видим некорректный порядок 3 -> 2 -> 1 -> 4.

Также вы можете просто кликнуть один раз на метку чтобы свернуть название и оставить только цвета, порой это бывает удобно:

Кроме приоритета, будет также полезно видеть определенные состояния задач, которые не относятся к колонкам. Попробуем добавить подобные метки используя нейтральный, серый цвет ("subtle black" в палитре Trello) и вставим эмоджи (emoji) в качестве префикса чтобы визуально отличать метки состояния от меток приоритетов:

• 🥓 Дубликат (Duplicate) - задачи, которые повторяют поведение или критерии других задач
• 🐞 Баг (Bug) - задачи, которые были созданы после тестирования определенного функционала и был выявлен дефект
• 🔥 Хотфикс (Hotfix) - задачи, которые требуют срочного "патча" на главном (живом) окружении
• 💡 Исследование (Research) - задачи, которые подразумевают предварительный поиск информации и/или оценку обьема будущих работ
• 🚧 Невоспроизводимо (Cannot Reproduce) - задача была протестирована но указанное поведение невозможно повторить; в таком случае задача может оставаться в той же колонке но визуально отличаться от других при помощи этой метки

Иногда бывает необходимо поставить специфическую метку по которой можно будет визуально выделять одни задачи среди других в одной и той же колонке. Предположим, что у нас есть задачи двух типов: основные и инструкции, и мы хотим визуально понимать какие заметки относятся к категории инструкции. Для таких случаев можно применить метку уникального цвета с соответствующим названием:

С тех пор как я начинал работать с Trello, цветов стало в несколько раз больше - они добавили разные оттенки к основному набору цветов. Так что сейчас у вас больше свободы чтобы обозначать дополнительные метки цветами.

Возможно вы хотели бы добавить больше JIRA-подобных фишек, но Trello весьма ограничен в своем функционале "из коробки", и единственный способ приблизиться к JIRA - это использовать платные, настраиваемые поля (custom fields).

Другие полезные особенности из JIRA, которых порой нехватает:

• Разделение досок на спринты
• Идентификаторы заметок (например, IT-1010 как номер задачи в JIRA - полезно для интеграции с исходным кодом)
• Поля на задачах разного назначения (спринт, название команды и другие)
• Создание вложенности заметок (чтобы реализовать структуру Epic → Story → Task → Bug)

Помните, что метки уникальны к текущей доске и если у вас несколько досок то вам понадобиться продублировать создание меток для каждой. Метки под состояния и приоритезацию следует подбирать исходя из специфики вашего проекта. Придерживайтесь определенного набора меток не создавая их в очень большом количестве - это лишь усложнит управление задачами вашего проекта.